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Kontinuierliche Verbesserung

Maßnahmen koordinieren

Der Energie- und Klimaschutzkoordinator sollte in vier- bis sechswöchigem Turnus den Stand der Umsetzung der Projekte des Energie- und Klimaschutzprogramms bei den Abteilungen abfragen. Bei Schwierigkeiten und Zeitverzögerungen können so rechtzeitig Korrekturmaßnahmen ergriffen werden.

Auch kann es möglich sein, dass Maßnahmen nicht im geplanten Zeitraum umgesetzt werden können, zum Beispiel weil beantragte Fördermittel nicht so schnell wie vorgesehen bewilligt werden. Wichtig ist dann, dies dem Energie- und Klimaschutzkoordinator zeitnah zu melden, sodass geprüft werden kann, ob alternativ ein anderes, bisher zurückgestelltes Projekt in die Umsetzung gelangen kann.

Realisierung begleiten

Je besser alle Beteiligten wissen, worauf es bei der Umsetzung ankommt, desto höher sind die Erfolgsaussichten. Die verantwortliche Stelle für die Realisierung einer einzelnen Maßnahme sollte daher vor dem Start alle Anforderungen an die Projektumsetzung klar definieren und allen Beteiligten offenlegen, zum Beispiel:

  • Zeitplanung mit Informationen zu den wichtigen Meilensteinen
  • Ziel der Umsetzung und Kriterien zur Überprüfung des Erfolgs
  • Anforderungen an die Qualität der Umsetzung
  • Geplante Prüfung zur Qualitäts- und Erfolgskontrolle

Prüfen und korrigieren

Fehler können jedem passieren und nicht immer läuft alles wie geplant. Wichtig ist daher, genau zu wissen, was zu tun ist, wenn mal etwas schiefgeht. Auch muss sichergestellt sein, dass Fehler rechtzeitig erkannt werden. Dabei ist es wichtig festzulegen, was wann geprüft werden muss und wer für die Prüfung verantwortlich ist.

Die Rückmeldung von Fehlern oder Abweichungen bei Überprüfungen oder Qualitätskontrollen an die verantwortliche Stelle sollte zeitnah erfolgen. Die verantwortliche Stelle kann so schnell reagieren, um die notwendigen Schritte zur Korrektur einzuleiten. Dies gilt bei der Qualitätskontrolle einer Bauausführung ebenso wie bei der Beschaffung von Bürogeräten oder der Durchführung einer Veranstaltung für Bürger.

Korrektur

Laufen die Dinge mal nicht so wie geplant, helfen Korrekturmaßnahmen, sie wieder ins rechte Lot zu bringen. Bei Einzelmaßnahmen ist hier der Projektverantwortliche gefragt – gerät das gesamte Energie- und Klimaschutzprogramm ins Wanken, muss der Energie- und Klimaschutzkoordinator in Abstimmung mit dem Gemeinderat die richtigen Schritte einleiten.

Wichtig ist herauszufinden, warum Fehler aufgetreten sind, und dies zu dokumentieren. Dann kann diskutiert werden, wie zukünftig das erneute Auftreten eines solchen Fehlers vermieden werden kann, zum Beispiel durch eine Mitarbeiterschulung zum Vergaberecht. Damit lässt sich nicht nur Zeit, sondern es lassen sich auch wertvolle Ressourcen sparen.

Fehlern vorbeugen

Besser, als aufgetretene Mängel zu beseitigen, ist es, Fehlern vorzubeugen. Treten immer wieder die gleichen Probleme bei der Umsetzung von Energieeffizienzprojekten auf, sollte in einer Arbeitsgruppe aller beteiligten Ämter der Sachverhalt unter die Lupe genommen werden. Das können beispielsweise die immer wiederkehrende Verschiebung der Zeitplanung, häufige Fehler in der Bauausführung oder auch das fehlende Erreichen von Einsparzielen des Energieverbrauchs sein. Gemeinsam sollten Maßnahmen beschlossen werden, solche Fehler in Zukunft zu vermeiden. Nach einem angemessenen Zeitraum zum Beispiel von einem Jahr empfiehlt es sich dann, zu überprüfen, ob diese Vorbeugemaßnahmen auch zur gewünschten Verbesserung geführt haben.


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